Gestión documental Universal
Licencias Conducción, Soat, Rut, Hojas Vida...
vit - Equipo de Soporte
Última actualización hace 19 días
sGEP permite la administración de múltiples documentos EXTERNOS, en los propios documentos internos que se manejan dentro del ERP como lo son: administración Contactos, Artículos, Cotizaciones (presupuestos), Pedidos, Remisiones, Facturas, entre otros, permitiendo así unificar la información relevante, asociada a cada uno de estos documentos al interior de SGEP.
Pestaña Documentos
En diferentes documentos de ERP, se habilita esta pestaña para vincular documentos externos asociados al objeto de información como Vehículos:
Presupuestos (cotizaciones)
y múltiples documentos internos de ERP, destacando a su vez, que también se unifica en un Maestro exclusivo de DOCUMENTOS, bien sea del origen de donde provenga, o inclusive, la posibilidad de anexar documentación que no quede vinculada a estos apartados en ERP así:
Estando dentro del maestro de Documentos, por medio de su Alternador, se podrá contar con rejillas normales y avanzadas, para mostrar información específica del archivo asociado, así como también otra rejilla para facilitar su Gestión, destacando el campo FECHA DE EXPIRACION
Fecha de Expiración
Cada documento al dar su alta, además de información básica de nombre, descripción, se habilita pestaña de PUBLICACION en la cual, podrá contar con otras formas de CLASIFICAR al documento, según los propios identificadores que se estén manejando en SGEP propios del cliente (interno o externo), y entre ellos, el campo FECHA EXPIRACION, cuyo objetivo principal, permitirá a los usuarios GESTORES, tener una mayor oportunidad, de estar al tanto en la actualización de documentos de relevancia, marcados con una CADUCIDAD y, su oportuna gestión de actualización.
Logrando así que cada vez que ingrese al maestro, le esté ALERTANDO con un pequeño resumen estadístico de los documentos Expirados o próximos.
Coherencia registro Información y sus Documentos
Se invita a los usuarios gestores, sobre aquellos documentos de relevancia para el control de sus operaciones, confrontar la información que se registra con sus documentos ASOCIADOS, entre ellos, RUT, Hojas de Vida, SOAT, por ejemplo, para el control adecuado de las LICENCIAS de CONDUCCION, además de contar con la opción de anexar licencias, en el CONTACTO, muy importante registrar su NUMERO LICENCIA, CATEGORIA, VIGENCIA y así, el usuario gestor tendrá más oportunidad de estar al tanto de la constante y oportuna actualización de esta información, es un ejemplo, para así mismo podría usarse para RUT, CONTRATOS, PROYECTOS y sus documentos coherentes con la información que ser registra.
Videotutorial para el uso de Documentos Anexos
Un corto video tutorial para el mejor uso en la asociación de documentos externos, al interior de cada documento de ERP en SGEP.
Conductores y Vigencia de Licencias
En siguiente video, un poco más del uso de documentos, con el control de FECHA EXPIRACION, una buena práctica para el control de Conductores, su vigencia y almacenamiento de pases de conducción.